FAQ zum Thema "E-Rechnung"

"E-Rechnung" bedeutet nicht, eine Rechnung einfach per E-Mail zu verschicken. E-Rechnungen sind strukturierte Dokumente. Sie fassen die Infos, Zahlen und Werte der Rechnung als Datenpäckchen zusammen und liefern sie beim Versand mit. Das macht E-Rechnungen maschinenlesbar und elektronisch auswertbar. Rechnungen, die bspw. über Officeanwendungen (Word, Excel) oder ähnliche Systeme erstellt werden, erfüllen diese Anforderungen nicht.

Arbeiten Unternehmen mit öffentlchen Auftraggebern zusammen, gilt schon seit 2020 ohne Einschränkungen die Pflicht zum Empfang und Versand von E-Rechnungen. Nun wird die E-Rechnung ab 2025 nach und nach zur generellen Pflicht. Die wichtigsten Eckpunkte:

• Die E-Rechnung gilt nur im B2B-Bereich (gegenüber Geschäftskunden)
• Damit fallen auch Nachunternehmer, Wohnungsbaugesellschaften und die wirtschaftlichen Teilbereiche von Hwks, IHKs, Innungen und Verbänden unter die E-Rechnungspflicht.
• Der Betreffende muss als Unternehmer auftreten (gewerblich tätig sein).
• Bei Privatkunden genügt weiter die Papierrechnung per Post (oder Mail). 

Zeitplan

• Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können
  Systeme, wie DATEV, Lexware o.ä. werden dies automatisch umsetzen, bei kleineren Softwarelösungen oder auch Branchensoftware sollte man sich jetzt mit dem Anbieter austauschen
  • Bis Ende 2025 gelten unverändert die bisherigen Vorschriften für die Rechnungsstellung.
  • Es dürfen ab 2025 (ohne Zustimmung des Empfängers) schon E-Rechnungen verschickt werden.
• Ab 2026 müssen alle Unternehmen bis 800.000 Euro Netto-Umsatz E-Rechnungen versenden, dann sind unstruktrierte Formate nicht mehr erlaubt (Word, Excel, OpenOffice u. ä.).
• Ab 2027 gilt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen uneingeschränkt für alle Unternehmen.

Bagatellgrenze

• Die E-Rechnungspflicht gilt für alle umsatzsteuerbaren Leistungen und bei Leistungen, bei denen ein USt.-Ausweis nötig ist (§ 4 Ziffer 8 UStG) - also auch für Umsätze nach § 13b UStG
• Sie gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) bzw. einem Netto-Rechnungsumsatz bis 250 Euro (Bagatellgrenze); also meist nicht für
  • Zugtickets, Fahrscheine (§ 34 UStDV)
  • Geschäftsessen, Kantinen-/Bewirtungsrechnungen und Reisekosten
  • Imbissrechnungen, Blumensträuße, Geschenke
  • Tankvorgänge (nicht bei Tankkarten und monatlicher Rechnungsstellung)
  • Materialkauf im Baumarkt
• Ob der Kauf bar oder per Karte erfolgte, ist unwichtig.

Ein umfangreicher FAQ-Katalog mit Antworten auf viele Fragen, die im Rahmen von zwei Infoveranstaltungen zum Thema durchgeführt wurden, kann → hier heruntergeladen werden.